複数短期インターンに応募したためインターンの日程が重なってしまうことや、どうしても外せない予定が入りインターンに参加できないどうしようとお困りの方必見です。辞退を伝達する方法は電話、メールです。本コラムでは電話での断り方について説明していきます。
就活への影響は？
インターンシップを辞退するとなると、気になるのが就活への影響ではないでしょうか。
結論から言うと、適切な対処をすれば、就活に影響を及ぼすことはほとんどないと言えます。
しかし、その対応を怠ったり非常識な行動をとったりすると、選考にも悪影響を及ぼすことは大いに考えられます。
インターンに参加できないという理由で本選考に悪影響があってはもったいないです。
辞退する際の注意点をしっかり抑えて、適切な対応をしましょう。
辞退する上での注意点
無断欠勤は絶対にダメ
何らかの理由でインターンに参加できなくなってしまった場合でも、無断欠勤はやめましょう。
インターンシップを辞退することは、少し後ろめたいかもしれません。そのため伝えるのは勇気が必要だと思います。
しかし、無断で欠席をする学生と、参加できなくなったことを伝えてくれる学生では、どちらのほうが信頼できるでしょうか？もちろん後者ですよね。
辞退を決めた時点ではあまり優先度が高くなかったとしても、将来的に入社したくなる可能性がある企業のインターンシップなどを辞退する場合は、特に真摯に対応すべきです。
電話のマナーとは
電話で辞退の旨を伝えるときのマナーについて紹介します。
正しいマナーで伝えて、企業に悪い印象を与えないように努めましょう。
①まず名乗る
電話をかけたら、まず大学、学部、名前を述べましょう。
②要件を簡潔に伝える
担当の方に代わってもらったら、要件を簡潔に言うようにしましょう。先方も忙しい中電話に出てくれているということを頭に入れておきましょう。
③忙しい中時間を割いてくれたことへの感謝を伝える
要件を伝えたら、忙しい中時間を割いてくれたことに対するお礼を伝えましょう。
自分本位にならずにきちんと感謝を伝えることで、相手にも誠意が伝わるはずです。
なるべく早く言う
辞退しなければならないことがわかったら、早めに企業に連絡しましょう。
直前にいけないことが発覚した場合は仕方がありませんが、早めに伝えられれば企業側も他の学生を参加させるなど、何らかの行動が取れるかもしれません。
誠意をもって伝える
企業に辞退の連絡を伝える時は、当たり前ですが誠意を持って伝えなければなりません。
特に、電話は声でダイレクトにこちらの感情が伝わってしまいます。
「参加できなくなって申し訳ない」「またの機会があればぜひとも参加させていただきたい」という気持ちをしっかり伝えましょう。
辞退理由を明確に！（※嘘はよくない）
辞退した理由を伝えるときは、失礼のないようにしましょう。
たまに「他のインターンと日程がかぶってしまった時は正直に理由を話さないほうが良い」などと言われますが、企業側はそこまで気にしていないようです（人事担当者は一人一人の事情を気にかけるほど暇ではありません）。
失礼のないようにすれば良いです。
とはいえ、倍率の高い選考に突破したのに断るなどすると、その企業の本選考に影響を与える場合もあります。どのような時に正直に理由を伝えるべきなのか、悩むこともあるかもしれません。
そんな時は、ぜひJEEKにお問い合わせください。
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当日行けなくなった場合（※絶対に電話）
当日の朝に具合が悪くなり、参加できなくなることも考えられます。
その時は、すぐに電話でその旨を伝えましょう。
当日連絡をするというのは、いわば「ドタキャン」です。メールではなく、必ず電話で連絡するようにしましょう。
・電話だけでよいのか？
辞退の連絡は電話だけでは十分ではありません。
電話をしたのち、メールで再度謝罪をするべきでしょう。この両方を行うことで、しっかりと誠意を伝えることができたと言えます。
・例文集
あくまで例文なので、参考にする程度に見ていただけたらと思います。電話をかける前に、伝えたいことは何なのかまとめておくと焦らずに電話できるのはないかと思います。
こんにちは。私、〇〇大学△△学部の〜〜と申します。採用担当の〜〜様はいらっしゃいますでしょうか。
（代わってもらう）
〇〇さん、こんにちは。〇〇大学△△学部の〜〜と申します。先日は、貴社で行われるインターンシップの内定をいただき、誠にありがとうございました。
本日はその件についてお電話差し上げました。誠に申し訳ないのですが、急用が入ってしまい、参加を辞退させていただくことになりました。ご迷惑おかけしてしまい、大変申しわけありません。
（相手の反応）
誠に勝手だとは思いますが、再度このような機会がありました時は、ぜひ、参加させていただけたらと思っております。
本日はお忙しいところお時間を割いてくださり、誠にありがとうございました。
今後ともどうかよろしくお願い致します。
失礼いたします。
（切る）
最後に
インターンの辞退を電話で伝える方法は、以上になります。
いかがでしたか？
辞退を伝えるのは勇気がいると思いますが、誠意をもった対応をして、その後の就活につなげていって欲しいと思います！
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