インターン選考が始まると、企業とのやり取りの中で必ず使うのがメールと電話。JEEK(ジーク)では毎年多くの学生さんをサポートしていますが、みなさんメールのマナーには不安があるようです。

そこで今回は、企業との連絡で特に必須なメールのマナーについて説明していきます。基本的なマナーではありますが、その人の印象を左右するものでもあるので、しっかり基本を押さえていきましょう!

就活にも役立つ!企業との電話のマナーについて

メールの書き方基本編!

社会人ではもちろん、インターンの場合もメールの書き方の基本を押さえておくことは大切です。基本的なことを身につけておけば、社会人になった時にも応用して使うことができるので、まずは基本から学んでいきましょう!

メールの超基本について

ここで押さえておくべき大切なポイントは、3つです。

まず1つ目に、件名は必ず書きましょう。社会人の方は、毎日何十通ものメールを受信しているので、件名が書かれていない場合、相手の方に読んでもらえない場合があります。

また、件名を書く際にも相手に内容が推測できるように、本文の要約をするつもりで工夫して書きましょう。件名の内容が一目で分かれば、メールの重要性がすぐに判断できるので、開封されやすくなります。

2つ目に、最初の自己紹介と最後の署名を忘れないことです。インターン先の企業の方は、あなたのことを知らない人が対応してくれます。まずは本文の前に自分の名前と紹介をして、企業の方に自分を覚えてもらいましょう。最後に署名を書くことを忘れてしまう方が多いので、必ず書きましょう。

署名では、名前、住所、電話番号、メールアドレスを書くことが基本です。下記の例文を参考にしてみましょう。

3つ目に、本文を書く際には、要点をまとめてすっきり見やすくすることを心掛けましょう。本文を長くしても、内容がぶれたり、余計なことを書いたりしてしまうかもしれないので、丁寧で分かりやすく相手に伝わる文章を心掛けましょう。

下記が、インターンの際に使うメール例文の一つです。

例文:  件名 インターン面接の日程について

 株式会社○○ 人事部 採用担当 ○○様

 お世話になっております。○○大学○○学部のインターン太郎です。

 この度は、インターン面接の機会を設けていただき誠にありがとうございます。

 面接の希望日程候補ですが、下記の通りです。 

 ■面接希望日

 第一候補:4/23(月) 17:00~18:00 

 第二候補:4/24(火) 16:30~18:00 

 第三候補:4/25(水) 16:30~18:00

 お忙しい中、対応していただきありがとうございます。

 上記日程での調整が難しい場合は、再度日程の提示をいたしますので、お申し付けください。

 お手数ですが、何卒よろしくお願いいたします。

 インターン太郎

 〒000-0000 ○○県○○市○○0-0-0

 電話 090-◯◯◯-◯◯◯

   メールアドレス:tarou-intern@○○○○.jp

  メールを書く際は、常に丁寧な言葉遣いを意識しましょう。相手の方は社会人なので、目上の人を敬い、感謝を忘れずにメールを書くとよりよいでしょう。

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内容について押さえるべきポイントは?

ビジネスメールの内容は、「簡潔に分かりやすく」です。

上記でも書きましたが、内容がぶれたりすると相手に伝わらないので、ポイントを押さえて書いてみましょう。

メールの内容で押さえたいポイント

まず内容はシンプルかつ、簡潔に書くことを心掛けましょう。相手に伝えることが大切なので、文章のつながりや分かりやすさを重視しましょう。4、5行ごとの改行や余白、句読点を用いて見やすくするより良いです!

また学生同士で使うような言葉遣いなどは、社会人同士ではふさわしくありません。顔文字を使ったり、ため口や、相手を尊重しない文章は絶対にやめましょう。

学生が最も間違えるポイントである、敬語の使い方にも要注意です。例えば、目上の方に「了解しました。」や「大丈夫です。」などの言葉遣いは、よくある間違いの代表です。これらは「かしこまりました。」や「問題ございません。」などと言い換えることが適切です。

分からないことや、自分の中で引っかかった敬語はすぐに調べてみましょう!

そして基本中の基本である誤字脱字には、一番注意しましょう。社会人の基本となるメールで、誤字脱字に気づけなかった場合、あなたの確認能力を疑われてしまうかもしれません。

メールを送る時は、書いた文章を二回ほど確認して間違いがないか、必ずチェックするようにしましょう!

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必見!メールについての大事なこと

ここまでは、主にメールの書き方について確認してきました。ここからは、メールを書く際に心掛ける常識や、人事の方に「一味違う」と思わせる送り方を教えます!

学生がメールに関して知っておきたいこと

-メールを送るタイミング

まず、メールを送るタイミング・時間帯に気を付けましょう。メールを送るタイミングですが、送られていることに気づいたらできるだけ早い返信を心掛けましょう。レスポンスが早いと、相手の方とのメールもスムーズにすみます。

また、送る時間帯ですが深夜や早朝など相手が見ない時間帯などに送ることは、やめましょう。ベストな時間帯は、インターン先の企業の営業時間中ですが、早めに送るよう努めましょう。

タイミングや時間帯は学生の皆さんと社会人の方が必ずしも合うとは限りません。相手に合わせた対応をとることによって、好感を持ってもらいましょう!

-予備のメールアドレス

次に、インターンや就活用のメールアドレスは必ず準備しましょう。企業様からの大事なメールが私用のメールに埋もれて確認ができず、返信が遅れてしまうことがあります。

上記でも述べたように、できるだけ早い返信が好印象につながります。メールの返信が遅れて、インターンを受けることができなくなってしまうのが一番もったいないので、そのような状況にならないように、仕事用のメールアドレスを作りましょう!

-メールと電話の使いわけ

最後にメールと電話の使い分けについてです。メールだけでのやり取りで済む内容ならばいいですが、緊急性のある場合や、やむを負えない場合は、電話を使う場面も出てくるかもしれません。

電話上では相手と直接話すので、緊張したり不安になったりしがちです。そんな時はJEEK(ジーク)に一度相談してみてください。

自分で解決しようとするより、インターンについて詳しいキャリアアドバイザーと相談して考えたほうが心強いです。少しでも分からないことや困ったことなどがあったらぜひ聞いてください!

最後に

インターンをする際はもちろん、社会人になっても必ず使うビジネスメールの書き方、常識について少しでもご理解いただけたら幸いです。

メールでは相手を気遣う心と正しい言葉遣いが求められます。人事の方がマナーにシビアな場合、メールの部分でしっかり書くことができれば「この子は他の子とは違う」と好印象を持たれるかもしれません!

JEEKでは、メールの書き方、電話での話し方はもちろん、インターンについてわからないことなどをまとめたコラムを充実させてあります。気になることがあったら、参考にしてみてください!

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