インターンや就活が始まると、企業や社会人を相手に、電話をする機会が多くなります。具体的には面接の日程調整、OB訪問のアポイントメント、選考結果の連絡などが挙げられます。

しかし、今まで社会人と電話経験がない学生は、言葉遣いからマナーまで何もわからないかもしれません。

面接だけがアピールの機会ではないです。しっかりと電話対応ができれば誠実で常識的な態度をアピールすることができます。

そこで、今回は電話対応の方法やマナーについて解説していきます。

注意すべき言葉遣いやマナーは?

電話をする上でポイントとなることは、ハキハキと明るく丁寧にすることです。これは基本です。電話では顔が見えない分、言葉遣いでの印象がとても重要になってきます。

声が暗かったり、早口すぎたり、小声過ぎたりとならないように事前準備をしっかりしましょう。ではどのようなことに注意していけばいいのか詳しく説明していきます。

まず名乗る

まず、自己紹介からはっきりと伝えましょう。ちゃんとした言葉遣いをできていない就活生が中にはいますが、特に自己紹介ができてない方が多いです。自己紹介から始めることは電話マナーの基本です。

 例えば企業から急に電話がかかってきた際の出方ですが、緊張してしまい何も反応できない人や、ただ『はい、はい』と返事をしているだけの人がいます。しかし、それでは印象がよくありません。

また『もしもし。。。』とでてしまうことはビジネスマナーに反します。

電話に出たらまず『はい、◯◯◯です。』とはっきり伝えましょう。もし相手が先に名乗ってきた場合は、『お世話になっています』などの挨拶をしっかりしましょう。

また電話に出たらすぐにメモを取る準備をしましょう。メモが取れない場合や、騒音で聞き取りにくい場合は、『◯分後に折り返しお電話させていただきます。』などメモの取れる場所に移動しましょう。

また、企業に説明会の予約、インターンの申込みなど電話をかける際のかけ方にも注意が必要です。

『すみません、あしたの説明会なのですが。。。。』

と、自分の要件だけを伝えるのではなく、まずはじめに、

『お忙しいところすいません。◯◯大学◯◯学部の◯◯◯です。明日の説明会の件でお電話をさせていただきました。確認したいことがあるのですが、ただいま5分ほどお時間よろしいでしょうか。』

『お忙しいところ失礼致します。◯◯大学◯◯学部の◯◯◯です。本日は◯月◯日の面接会の日程調整についてお電話しました。担当の◯◯様にお繋ぎしていただけないでしょうか。』

などと自己紹介をした後に伝えたい内容を簡単に述べ、その後、『お時間よろしいでしょうか』など相手への気遣いを心がけましょう。

この一言があることで大きく印象が変わってきます。

時間帯に注意

時間帯には十分注意しましょう。企業側も仕事をしています。自分主体で考えるのではなく、相手の状況もしっかり考えることが大切です。では、どの時間帯がだめなのでしょうか。

午前10時前後、午後7時前後は控えましょう。会議や業務の打ち合わせなどをしているためとても忙しい時間帯です。またお昼時です。

昼食のため外出している事が多いので、電話にでれない可能性が高いです。また21時過ぎは帰社していることがほとんどです。マナーとしてもよくありません。

ではどの時間帯がベストなのでしょうか。

それは14時~17時です。マナーとして良い時間帯ですし、電話に出ていただける可能性が一番高いです。

短時間で済ませる

企業側も忙しいので、電話する際は端的に内容を伝えなくてはいけません。まずかける前に要件の整理をしましょう。必要な情報を過不足なく伝えなくてはいけません。

何が言いたいのかはっきりしない、暗くこもった声で話すことのないようにしましょう。また、同じことを何回も繰り返し何度も話すことや、余分なことを長々と話してしまうこともよくありません。

相手も大切な時間をさいているわけですかとてもイライラしますし、ストレスもたまります。そのため事前にメモに要件を書き、端的に伝えたい内容だけを話しましょう。

相手が切るまで気を抜かない!

要件を話し終え、電話を切る最後まで油断してはいけません。

一般的には、電話をかけた方から切るのが基本ですが、相手が自分より目上の人であった場合は相手が切ったあと、自分も切るのがマナーです。

就活の場合、電話先は企業になるので、相手が切ってから自分も切りましょう。しかし、相手が一呼吸置いてから切らない場合は『お先に切らせていただきます』と述べ、自分から切りましょう。

 話し終えたあといきなり電話を切ってしまうことや、固定電話の場合、強くガチャンと切ってしまうと相手は不快に感じます。電話の切る瞬間まで慎重に行動しましょう。

電話に出られなかった時は謝罪する

まず謝罪しましょう。『◯◯大学◯◯学部の◯◯◯です。先程は電話にでれず、申し訳ございません』など一言謝ることが礼儀です。

またかけなおす場合は『恐れ入ります。先程お電話かけさせていただきました、◯◯大学◯◯学部の◯◯◯です。』と伝えましょう。そのあと、速やかに本題に移りましょう。

しかし、企業からの不在着信のあとにメールで要件が来る場合もありますので、メールもしっかり注意して確認しましょう。

メールでの要件が伝えられ、わざわざ折り返し電話しなくてもいい場合もあります。内容によってはメールでの返信だけではすませばいいのですが、折り返し電話が必要な場合もありますので注意しましょう。

もし留守番電話に『またお電話させていただきます』と残っていた場合でも、自分から必ず折り返しの電話をしましょう。

企業から再び電話がかかって来ることを待っていたのでは、再び電話がかかってこないこともあります。そのため繰り返しになりますが、必ず電話をしましょう。

電話の最後に。。。

要件を話し終え、電話を切る際、

「お忙しいところ、ご丁寧に対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします。」

としっかり感謝の気持ちを伝えましょう。企業側も忙しいので、感謝の気持ちを伝えることで印象もよくなります。

担当者が不在の時

担当者が不在である場合があります。どういった対応をすればいいのか説明していきます。

いつ頃に戻るのか確認してもらいましょう。

『恐れ入りますが、いつ頃であれば◯◯さんは、お戻りになられるか教えていただけませんか。』と確認することが大切です。

確認が取れたら、

『ありがとうございます。では◯時頃改めてお電話させていただきます。それでは失礼します。』

とはっきり伝えましょう。またいつ戻られるかわからない場合は

『のちほどお電話かけさせていただきます』

と伝えましょう。また帰社が遅い場合には『明日改めてお電話させていただきます』と迷惑とならないような時間にかけることもマナーの一つです。

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