就職活動では、お世話になった人にお礼の気持ちを伝えるため「お礼状」というものを書くことがあります。しかし書き方を間違えてしまうとせっかくのお礼の言葉も相手に届かず、相手を不快な気分にさせてしまうかもしれません。今回はそんなお礼状を書く際の注意点について、例文とともにご紹介します。
お礼状って必要なの？
どのような場合に送るの
就活におけるお礼状は、一般的にインターンシップや面接が終了した際に送ります。
しかし、あくまでお礼を伝える側の誠意の表れなので、「ありがとう」を伝えたいと思うことに対して送りましょう。
インターンシップや面接が就職活動の一端である以上、良い印象を持たれたいと思うのは当然のことですが、社会人として踏み出す第一歩として感謝の気持ちをお礼状と言う形で表してみましょう。
メールでもいい？手書き（封筒・はがき）で送る？
基本的にメールか手書き、どちらかでないと駄目ということはありません。それぞれの良さを理解して状況により使い分けましょう。
メールの長所として、送ったその日に着くということが挙げられます。面接の際に、合否発表がその日や次の日には行われるという際にはメールで送ったほうがよいでしょう。
また、手書きで送る場合、企業に到着するのは遅いものの相手に対して「丁寧だな」という印象を与えることができます。
礼儀を重んじる老舗企業などでは手書きで、スピード感を重視する外資系企業やベンチャー企業ではメールで送るようにしましょう。
お礼状を送る際の注意点
送るタイミングについて
なるべく早くに出しましょう。時間が立ってしまうと「これはいつの何のお礼？」と思われ、せっかくの感謝の気持ちがぼやけてしまいます。
面接の場合は原則その日の夜まで、遅くとも面接後24時間以内、インターンシップは参加後2日以内にお礼状を出すようにしましょう。
そうすることによって、みなさんの誠意が伝わるようになります。
お礼状の分量について
インターンシップのお礼状は「短すぎず・長すぎず」がポイントです。便箋1枚にまとまる程度が良いでしょう。そして、気持ちが伝わるよう、ボールペンで丁寧に手書きしましょう。
お礼状の内容について
まずは「拝啓」で書き出します。その後、本文を書きます。
内容については、文章を使いまわしていると思われないよう、実際のインターンシップや面接における具体的なエピソードや実際に担当してくださった方の名前を入れましょう。
また、企業に対する感想や魅力を、高度な表現にこだわらず、自分の言葉で素直に書くと志望度が高いと思われます。最後は「敬具」で締めましょう。
お礼状だけでなく、封筒の宛名書きも丁寧に書くことを忘れないようにしましょう。
宛先は、担当してくれた部署名・役職・個人名まで書けるとベストです。その場合は個人名の後に「様」を付けましょう。部署名で出す場合には「御中」を付けます。
お礼状全般で、誤字脱字に注意し、間違った場合にも修正液などは使わずに潔く書き直しましょう。
お礼状例文【インターンシップ編】
また、例文では横書きですが、縦書きで書いたほうが親切な印象を与えることができます。
○○株式会社
○○部 ○○課 ○○○○様
拝啓
時下益々ご清栄のことお慶び申し上げます。
この度は、△△日間にわたり大変貴重な体験をさせていただき、誠にありがとうございました。緊張で表情も硬くなっていた私を、○○様はじめ社員の皆様は、あたたかく迎え入れてご指導くださいました。心より感謝申し上げます。
実際に業務を経験させていただくと、自分の頭の中で想像していたものとは乖離があることに気づかされました。仕事には前と後があり、一緒に仕事をする人たちへの気遣いや思いやり、自分の役割に責任を持つことの重要性など、多くの学びや発見がありました。真剣な中にも周囲への配慮を忘れない社員のみなさまの姿がとても印象に残っています。大変意義深い、貴重な経験をすることができました。
こうしてインターンシップを終え、改めて貴社で働かせていただきたいという思いが
強いものとなりました。
まずはご指導いただいたことへの御礼の気持ちをお伝えしたくお便りいたしました。
お忙しい時間を割いて大変貴重な体験をさせていただき、心より感謝しております。
貴社のご発展と社員のみなさまの益々のご活躍をお祈り申し上げます。
ありがとうございました。
敬具
○○年○○月○○日
○○大学○○学部○○学科○○専攻
○○○○
お礼状例文【面接編】
こちらについても、縦書きで書いたほうが礼儀正しいという印象を与えることができます。
○○株式会社
○○部 ○○課 ○○○○様
拝啓
時下益々ご清栄のことお慶び申し上げます。
○月○日に面接を受けさせていただきました、○○大学の○○○○と申します。この度は、お忙しいところ貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面接では、貴社で働くやりがいや実際の業務内容を聞くことができ、貴社で働くということに対してのイメージがより明確になりました。また、○○様の「○○○○○○○○○○○○○○○○」という言葉が印象に残り、自分もそのような考え方をできるようになりたいと思いました。
今回の面接を通してますます貴社で働きたいという気持ちが強くなりました。
取り急ぎ面接をしていただいたことへの御礼の気持ちをお伝えしたくお便りいたしました。
お忙しい中時間を割いていただき、心より感謝しております。
貴社のご発展と社員のみなさまの益々のご活躍をお祈り申し上げます。
ありがとうございました。
敬具
○○年○○月○○日
○○大学○○学部○○学科○○専攻
○○○○
最後に
いままでの内容の要点をまとめました！
・面接後のお礼は手書きで伝えるとより親切な印象を与えることができる。
・面接後やインターンシップ後は、なるべく早くお礼状を送付したほうがよい。
・内容は、その面接やインターンシップで学んだ内容や印象に残ったことを入れてオリジナルの内容にする。
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