就活では、説明会・面接後のお礼メール、インターンの選考面接の日程調整の返信など企業とメールをする機会は多いです。

しかし、メールの返信の仕方・マナーは意外と知らない人が多く、就活中において大きな壁になってしまうことがあります。

そこで本コラムでは、事前に知るべきメール内容に関する注意点・マナーを紹介します

JEEK(ジーク)には、他にも「面接後のお礼メールのポイントは?(例文あり)」「自己分析のやり方とは?」のコラムもございますので、ぜひご覧ください!

件名を簡潔にすること

件名忘れは論外

メールを送る際気を付けなくてはいけないことは件名を必ず入れることです。社会人になると1日数十件のメールを受け取ります。メールの件名で重要度を図るため件名は極めて重要です。

そのため件名が書かれていないとメールを見てもらえない可能性が高いです。メール内容を必ず件名にも入れましょう。

件名は簡潔に!

件名を書く際は、長々と書くのではなく要件を簡潔に書きましょう。大学名、自分の名前を入れることで誰から来たのか一目でわかるので忘れずに入れましょう。

<例1>

面接のお礼 OO大学 名前

<例2>

インターン面接日程調整の件 OO大学 名前

宛先を必ず入れること

本文の最初は宛先を入れましょう。宛先は相手の会社名(株式会社〇〇)、改行してメールを送りたい人の部署名+名前+様にしましょう。

また、相手の会社名を打つ際には「株式会社」を「(株)」と省略してはいけません。メールの送り先が採用担当者で名前がわからないという場合は「採用ご担当者様」などとしましょう。

<例>

株式会社OOOO

人事部 XXXX様

簡単な挨拶と自己紹介

宛先を書いた後は、挨拶自己紹介を入れましょう。自己紹介は、同姓同名の人がいることや、相手に名前だけだと思い出してもらえない場合があるので、大学名も忘れずにいれましょう

<例>

お世話になっております。

〇〇大学の〇〇〇〇(名前)です。

要件を簡潔に述べること

件名同様に、要件も簡潔に述べる必要があります。長すぎると読まれないことや、マナーもわかない人と判断されることもあるので注意が必要です。8行前後など多少長くなってしまう場合は、改行を行い読みやすくしましょう。

<例1>

本日は大変お忙しい中お時間をいただきありがとうございました。面接での○○○様の「~~~~」という言葉にとても感銘を受けました。

私も普段から~~~~と感じていたためより共感できました。今回の面接で改めて御社のマーケティング職で活躍したいという気持ちが一層高まりました。

<例2> 

○○業界で○○の開発をされている貴社のインターンシップに参加させていただくことで、貴社が成功されている秘訣を知ることができました。

 ○○様には、自分の長所は褒めていただき、短所は丁寧に指摘をしていただき本当に感謝しています。○○様から頂いた意見を踏まえて、今後の就職活動ではより一層成長できるように努力していきます。そして、素晴らしい技術と人を抱えていらっしゃる貴社の力となれるような人材になります。

末筆ながら貴社のますますのご発展と皆様のご健康を心からお祈り申し上げます。

よくあるミス

重複した内容を書いたり、誤字があったり、敬語が使用されていなかったり簡単なミスを擦る方が多いです。そのため送る前にもう一度読み直し失礼のない文章か必ずチェックしましょう

最後に著名を忘れないこと

最後に署名を書きましょう。署名の内容としては、氏名、所属、携帯電話の番号、携帯電話のメールアドレス、PCのメールアドレスなどです。相手が緊急でこちらに連絡を取りたい際に利用されます。

<例>

○○(名前)

○○大学○○学部

電話番号: 080-○○○○○○○○○○

メールアドレス(PC): ○○○○○○○○○○○○○○○○@○○○○

(出展:キャリアアカデミー「就活時のメールの返信マナー」より)

最後に

いままでの内容の要点をまとめました!

・件名・・要件は簡潔に!

・読みやすい文章を心がけること

・送信する前に一度読み返し失礼のない文章か確認すること

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