インターンシップや就活を始めると、社会人や企業を相手にメールのやり取りをする機会が増えます。しかし、意外とその書き方や作法は難しいです。

社会人にとっては当たり前のマナーも、学生にとっては馴染みのないもの。

あまりにも作法がなっていないと、失礼になりますし、誠意に欠ける印象を与えてしまい、場合によっては選考とは無関係なメールで評価が下がるということも。

そこで、今回は、社会人・企業とのメールの書き方・マナーを、文例を示しながら解説していきます。

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社会人・企業とメールで連絡する際のポイントと注意点

適切な連絡手段の選択

メールと電話、どちらかが常に正しい連絡手段であるわけではありません。メールと電話、どちらもメリット、デメリットを持っています。それらを理解したうえで適切な連絡手段を選択しましょう。

メール

〇双方が都合がいい時間に確認、返事をすることができる

〇文面に残るため、何度も確認ができる

×確認されない可能性がある

×情報を送ってから相手に伝わるまでにタイムラグが生じる

電話

〇交換できる情報量が多い

〇情報が送った瞬間に伝わるという即時性がある

×双方の都合を合わせる必要がある

×重要な情報を聞き漏らしてしまう可能性がある

フォーマットが存在する

簡潔な件名を付け、 宛先、自己紹介、要件、署名という順で書くようにしましょう。それぞれの注意点・ポイントを下で紹介します。

①件名

会社は毎日何十通というメールを受け取っているので、メールを開ける際にどのメールの重要性が高いのかということを件名で判断します。

そのため、要件を簡潔にまとめた件名をつけるようにしましょう。件名を忘れてしまうと、最悪確認されない恐れがあります。

②宛先

本文の最初は宛先を入れましょう。宛先は相手の会社名(株式会社〇〇)、改行してメールを送りたい人の部署名+名前+様にしましょう。

また、相手の会社名を打つ際には「株式会社」を「(株)」と省略してはいけません。

メールの送り先が採用担当者で名前がわからないという場合は「採用ご担当者様」などとしましょう。

③自己紹介

宛先を書いた後は、自己紹介を入れましょう。

同姓同名の人がいたり、相手に名前だけだと思い出してもらえない場合があるので、「お世話になっております、〇〇大学の〇〇〇〇です。」のように所属も入れましょう。

④要件

このように一通り定型文を書いたら、要件を書きましょう。要件を書く際は、相手が見やすいように改行したり、余白を入れたりしましょう。

⑤署名

最後に署名を書きましょう。署名の内容としては、氏名、所属、携帯電話の番号、携帯電話のメールアドレス、PCのメールアドレスなどです。相手が緊急でこちらに連絡を取りたい際に利用されます。

文章は可能な限り簡潔に

社会人は一日に数十通のメールを見ます。

その際に長い文章は読みたくなくなるので、文章は可能な限り簡潔にしましょう。

また、一回の文章を短くするだけではなく、メールのやりとり自体の回数も減らせるように、無駄なコミュニケーションは取らないようにしましょう。

読み手の気持ちになる

読み手の気持ちを考えて行動しましょう。例えば、改行がなく長い文章を見たらどう思うでしょうか。読む気をなくすと思います。

改行は適切なタイミングでし、相手が読みやすい文章をつくるようにしましょう。

また、日程調整をする際はこちらから候補日を提示するようにしましょう。相手からしたら、スケジュールを確認し、候補の日程を複数メールで打つのは手間です

こちらから3つくらい候補を相手に提示し、相手に選んでもらうようにしましょう。

こんな時どうする!?ケース別メール文面例

①面接日程調整

件名 面接日程の希望について

○○株式会社

○○部○○担当 ○○様

面接のご案内をいただき誠にありがとうございます。

○○大学の○○でございます。

以下に面接希望日を記載いたします。

【面接希望日】

○月○日(月)10:00‐18:00

○月○日(水)16:00‐18:00

○月○日(木)13:00‐15:00

上記日程でご調整が難しい場合は、再度別の日程をご提示いたしますので、お申し受けください。

また、面接の際に必要な書類等ございましたら、ご教示いただけますでしょうか。

以上、何卒よろしくお願いいたします。

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○○(名前)

○○大学○○学部

電話番号: 080-○○○○○○○○○○

メールアドレス(PC): ○○○○○○○○○○○○○○○○@○○○○

②面接のお礼

件名 本日の面接のお礼

○○株式会社

○○部○○担当 ○○様

○○大学の○○でございます。

本日は面接の機会を頂きまして、誠にありがとうございました。

○○様の○○という言葉が非常に印書的でした。

面接を通して、貴社の事業や雰囲気に一層魅力を感じ、改めて貴社で働きたいという思いを強めた次第でございます。

重ねてになりますが、面接の機会を頂きありがとうございました。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

**************************************************************************************************************

○○(名前)

○○大学○○学部

電話番号: 080-○○○○○○○○○○

メールアドレス(PC): ○○○○○○○○○○○○○○○○@○○○○

最後に

ここまで企業へのメールの出し方についてご紹介しましたが、いかがだったでしょうか。メールだからといって気を抜かず、誠意をもってメールを書くようにしてください。

実際にメールによって面接の日程は調整できたけど、面接のやりとりが不安だという場合や、その他キャリアについてお悩みの場合、是非JEEK(ジーク)にご相談ください。

専門のキャリアアドバイザーがご相談お受けいたします。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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