毎年、JEEK（ジーク）でサポートしている学生さんの中にはどうしても外せない予定が入り、インターンの辞退を考えている方がいます。断る手段は電話、メールがありますが、本コラムではメールでの断り方について説明していきます。
就活への影響は？
短期インターンの面接で採用をもらったけれどどうしても外せない予定が入った場合や、他の企業からも内定をもらいそちらのインターンに参加することを決めてしまった場合、インターンを辞退しなくてはなりません。
そのような状況になった場合、企業に悪い印象を与えてしまい、「就活に影響が出るのではないか」と心配な方もいらっしゃると思います。
もちろん企業側は断られてしまった時点でいい気はしません。しかし、辞退したことにより就活で落とされるということはほとんどないと言えるでしょう。
とはいえ、それもきちんとした対応をしてこそ。辞退の旨を伝えず無断で欠勤したり、辞退を伝えるマナーがなっていなかったりすると企業に与える印象が下がることは免れません。
ここで悪い印象を与えてしまうと、企業側も本選考で取りたいとは思いません。辞退する際には、連絡するのはもちろん、企業側に誠意が伝わるような連絡を心がけましょう。
そもそもメールで大丈夫？
辞退の連絡はメールで大丈夫なのかと不安な方もいらっしゃると思います。結論としては、電話＋メールが理想です。
その流れとして、まず電話をかけ、その後「先ほど電話した○○です。・・・」というようにメールを入れます。
どちらも行うことにより、あなたの誠意をしっかりと企業側に伝えることができるでしょう。
メールだけでも構いませんが、その場合文章だけで誠意を伝える必要があるため、より内容に気を遣う必要があります。
相手の立場から考え、より「申し訳ない」という思いが伝わる連絡手段をえらびましょう。
しかし、辞退連絡を前日～当日に行う場合、電話は必須です。
メールは確認が遅れる場合もあるため、インターン生のための準備をしていたのに当日来ないとなると、非常に悪い印象を与えてしまいます。
緊急連絡は電話で行うのが社会人としてのマナーなので、しっかりと心がけましょう。
メールを作成する上での注意点
実際に辞退メールはどのように作成すれば良いのかを説明していきたいと思います。
メールの内容を件名で示す
企業の方が件名を見ただけで、メールの内容がわかるようにする必要があります。「すみません」などの件名は避けましょう。
マナーを守る
ビジネスメールとしての書きだしマナーを守りましょう。
はじめに、送付相手の会社名・部署・名前を記入し、会社名は正式名称で記入しましょう。
断る理由
メールの内容を書き始める前に、面接時のお礼と選考を辞退したいというメールの目的を伝えましょう。これはビジネスマナーとして基本であり、よりメールの内容が相手に伝わりやすくなります。また、辞退の状態、理由ですが主に以下の場合があります。
・病気になってしまった
・他の企業の面接またはインターン日が重なってしまった
・興味が無くなってしまった
また、正直に辞退の理由を伝えることで、失礼にあたる場合もあります。
この理由は伝えないほうがいいのかな・・・？など、一人で判断するのが難しいこともあると思います。そんな時は、JEEKに相談してみてください。
JEEKには、長年学生をサポートしてきたキャリアコンサルタントがいますので、適切なアドバイスができます。
謝罪
辞退するという意思を述べたあと、「申し訳ございません」と謝罪をしましょう。相手の好意にこたえられなかったということへの謝罪をしっかりとしましょう。
辞退の許諾
選考などを辞退する場合、謝罪だけで終わってはいけません。相手に辞退の許諾をお願いする文章を必ず付け加えましょう。
締めも定型句を用いる
書き始めもそうでしたが、締めでもビジネスメールのマナーを守る必要があります。そこで、定型句を用いて、失礼のないようにメールを締めくくりましょう。
例文
実際どのような文章を作成すればよいのか例文を示していきます。
例１
件名：選考辞退に関してのご連絡
株式会社○○
採用担当○○様
お世話になっております○○大学○○学部の○○と申します。
先日は採用のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
申し訳ないのですが、諸般の事情によりインターンシップへの参加を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間を割いて頂いたのに、このような結果になってしまい大変申し訳ございません。
勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく存じます。
本来なら直接伺うべきところ、メールでのご連絡になり申し訳ございません。
末筆ながら御社の益々の発展とご活躍をお祈り申しあげます。
例２
件名：選考辞退に関してのご連絡
株式会社○○
採用担当○○様
お世話になっております○○大学○○学部の○○と申します。
先日は採用のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。
申し訳ないのですが、他社様と面接の日程が重なってしまったため、インターンシップへの参加を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間を割いて頂いたのに、このような結果になってしまい大変申し訳ございません。
勝手ではございますが、何卒ご容赦いただきたく存じます。
本来なら直接伺うべきところ、メールでのご連絡になり申し訳ございません。
末筆ながら御社の益々の発展とご活躍をお祈り申しあげます。
最後に
今回の記事ではメールでの辞退の仕方について説明してきましたが、いかがだったでしょうか。
先ほども述べましたが、辞退する際の連絡手段はメールに加え、電話もしておくことをオススメします。
メールでの辞退の方法やその他インターンについて疑問がある方はぜひJEEK（ジーク）にお問合せください。
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